Ресурсы | Questist

Ресурсы

Как правильно составить распорядок дня

Составлять режим дня желательно самостоятельно, ориентируясь на собственные ощущения касательно распределения задач во времени. Ведь уровень активности у всех разный. Одни могут быстро переключаться с одного вида деятельности на другой. Вторым требуется более спокойный и размеренный темп. Это следует учитывать при создании графика.

Также стоит понимать, что расписание будет различным для взрослых людей, школьников, студентов и т. д. Каким бы ни был объем дел на день, его можно разделить более рационально. Это позволит выполнить обязательные задачи быстрее и выделить больше времени на отдых.

Чтобы составить правильный распорядок, следует придерживаться таких правил:

реально оценивать свои возможности и не планировать слишком много дел, так как в случае их невыполнения можно потерять уверенность в своих силах;
не делать график слишком плотным, чтобы не пришлось постоянно торопиться;
оставлять достаточное количество времени на отдых в течение дня;
спать от 7 до 8 часов;
стараться ложиться спать в период с 21 до 23 часов, так как сон до 24:00 является наиболее здоровым и помогает организму эффективно восстанавливаться;
по возможности больше ходить пешком, учитывая время на дорогу при составлении своего расписания.

Информация взята из данного источника https://nadietu.net/eating-disorders/reghim-dnya.html

Съешь слона по частям!

Чтобы съесть слона, нужно приготовить из него множество бифштексов. То есть разделить огромную тушу на мелкие части и постепенно уничтожить весь объем.

Какие правила действуют для этой трапезы:

Бифштексы должны иметь размер «на один день». Если съесть кусок слона за один раз не получается, надо дробить мероприятие еще на более мелкие подзадачи.
Первым делом поеданию подлежат самые аппетитные и вкусные кусочки. Тогда и удовольствие от выполняемого дела выше, и слон становится меньше.
Если качество дела по вкусу и виду похоже на лягушку, то съедать такое лакомство надо утром.
Слон в меню должен быть ежедневно. Если уж совсем надоел и вызывает стойкое отвращение, то пусть в какой-то день это будет что-то совсем маленькое, минут на 15.

Важные особенности слонов в тайм-менеджменте, о которых знают не все пользующиеся этой техникой люди:

Слон растет, если его не есть. Серьезно. Причем растет не только в размерах, как это бывает со многими нерешенными проблемами, а растет в голове собственника животинки. С каждым днем страх о непреодолимости туши и невозможности ее поедания становится только больше. Поэтому найдя или получив слона, стоит немедленно приступить к его уничтожению.
Каждый съеденный кусок дает море энергии. Чтобы усилить позитив от ситуации, себя нужно обязательно похвалить.
Нельзя бесконечно оценивать величину туши. Иначе масса и объем задачи ввергнет в депрессию самого заядлого оптимиста.
Стоит помнить, что слон не бесконечен. Он обязательно закончится, если приложить к этому хоть сколько-то усилий.

Чтобы слон уничтожался весело и быстро, необходимо:

Разделить его на точно дозированные бифштексы. Для этого идеально подходит дерево целей.
Выделить на решение всех задач ресурсы. Вспоминаем идеи методики SMART и внедряем их.
Определиться с временными рамками. Можно отмерить время на всю тушку, можно для каждого кусочка прописать свои сроки.
Ежедневно делать хоть что-то. Это очень важный момент, поэтому его можно вставлять во всем правила и рекомендации относительно поедания слонов.
Наградить себя, когда слон закончится! И похвалить! В качестве награды может выступить любая приятная вещь: хоть поход в кафе, хоть любимая книжка.

https://mn-zd.ru/sekrety-tajm-menedzhmenta/kak-sest-slona-dostizhenie-celej-vopreki-vsemu/

Диаграмма сгорания задач

В большинстве своем мы привыкли к графикам, идущим вверх, что означает положительную динамику. Однако они могут идти и вниз и также показывать положительную динамику. Одним из таких ярких примеров является «Диаграмма сгорания задач» (Burndown Chart). Само сочетание Burn Down дословно переводится как «гореть вниз» и, действительно, это так. Данный график является основным средством для отслеживания выполненных задач в спринте или во всём проекте.

Пример Диаграммы сгорания задач:

Якорь 1

Якорь 2

Якорь 3

Синим на диаграмме сгорания отмечена идеальная линия выполнения задач, на которую и следует опираться.

Красным отмечена реальная история выполнения задач.

По шкале Y отмечают количество запланированных баллов (в данном случае), идеальные часы, количество задач и так далее.

По шкале X отмечают количество дней до окончания времени.

Начнём с примеров негативных результатов как ведения графика, так и самой работы команды, и закончим более качественными.

1. Burndown Chart: Слишком рано

По «Диаграмме сгорания задач» (Burndown Chart) отчетливо видно, что команда все задачи выполнила раньше срока. Такая ситуация тоже не является позитивной, так как это означает ряд совершенных проблем:

Команда сделала неправильную оценку предстоящей работы;
В случае быстрого выполнения задач разработчики не добавляли задачи из следующего спринта;
Команда сильно перестраховалась, включив изначально дополнительный срок.

В случае такой проблемы чаще всего Scrum Master спрашивает команду о возможности добавления дополнительных задач из Product Backlog.

2. Burndown Chart: Опоздали

Также один из видов негативных диаграмм сгорания задач.

Одной из возможных причин здесь может быть постоянное добавление новых задач во время спринта, что увеличило нагрузку.

Второй частой проблемой является недоделанность задач, когда задачи сделаны наполовину. Такие задачи, как выразился Джефф Сазерленд, «являются хламом».

В такой ситуации на Daily Scrum Meeting обязательно нужно говорить о проблемах, мешающих идти к цели ровной дорогой. Как только линия реальных задач пошла выше, сразу надо решать проблему – это также один из постулатов методологии Scrum.

3. Burndown Chart: Без оценок

Может быть даже команда и работала, только забыла или не захотела использовать диаграмму сгорания задач, что является, прямо сказать, дурным тоном и противоречит эффективной работе. Команда не может контролировать себя, не может совершенствоваться и так далее.

4. Burndown Chart: Конечная оценка

Собственно, ситуация равна предыдущей. Несмотря на законченный Sprint, все итоговые оценки были внесены в диаграмму сгорания в самый последний день после завершения работы. Это равносильно тому, когда законченные задачи вообще не вносятся. По данному графику невозможно сделать выводы о правильности работы команды, и, даже более того, можно предположить, что команда не стремится к развитию.

5. Burndown Chart: Zero

Отсутствие показателя реальных задач в диаграмме не является поводом считать, что работа не производилась, ведь она могла быть просто не оценена. Как и в предыдущих пунктах, такая позиция не позволяет контролировать работу собственной команды и совершенствоваться.

6. Burndown Chart: Релаксирующая команда

Этот пример диаграммы сгорания задач уже значительно лучше, нежели другие, ведь в нём можно увидеть, как усовершенствовать команду. Возможные проблемы здесь такие же, как и в пункте «Слишком рано», но Scrum Team решили не заканчивать Sprint раньше, а более расслаблено продолжить работу, что также является ошибкой.

7. Burndown Chart: Совершенствование

Scrum Team на текущих показателях выглядит достаточно хорошо. По линиям видно, что в самом начале были трудности, но во время Daily Scrum Meeting все вопросы вскрывались и Scrum Master исправлял работу, ведя команду к цели.

Также, возможно, группа делала принципиальное ускорение для достижения цели.

Ещё одной причиной, к примеру, может быть то, что команда брала дополнительные задачи.

8. Burndown Chart: Опыт

Налицо опытная группа, которая после начала работы сразу преодолевает все возникающие трудности и совершенствуется так, что резко переходит к активному сжиганию.

Информация взята из источника https://ru.scrum-time.com/infobase/burndown-chart.php

Как составить схему подконтрольной системы

Начать следует с воспроизведения в виде схемы подконтрольной вам структуры. Вспомнить все ее основные составные части: рабочие группы, отделы и т.п. и проведения явных связей между ними. Это уже здорово поможет в разгрузке вашей памяти, при планировании или разборе циркуляции задач, информации или документов.
Так же неплохо указать не столь явную информацию о взаимосвязях между частями. Это может быть самая различная информация, важная вам информация: какие требуются формы к заполнению, имена сотрудников и контактная информация (например, если коллектив не большой, текучка кадров не велика) и т.п.
Так же не забывайте обновлять эту схему, при изменениях.

Вывод: теперь вы имеете визуализированную схему вашего отдела, с указанием связей между ними и важной вам информации. Благодаря ей можно быстрее и качественнее запомнить структуру вашего отдела, это поможет автоматизировать многие ваши рутинные задачи, так же проще будет вносить изменения в структуру подконтрольной вам системы, упуская меньше деталей.

Якорь 4

Правильная реализация канбан-доски

1.Сформулировать цели. Основной смысл канбан-доски – визуализировать процесс пути до решения цели. Сделать его наглядным, и, в случае с применением на предприятии, для самокоординации отделов, рабочих групп и прочего. Так первым шагом будет определение, чего нужно достигнуть. Правильно ставить цель вы могли обучиться уровнем ниже.

2. Управлять ограниченными ресурсами – в связи с тем, что чаще всего на один функциональный элемент отдела приходится сразу несколько задач, возникает конфликт. Для этого задачам, которые мы получили при правильном разделении цели на части, выставляется приоритет.

3. Визуализировать проектную деятельность - и только теперь мы приступаем к непосредственно созданию канбан-доски. Для этого можно использовать магнитную доску, а можно и просто выделить область стены, к которой будет доступ у всех функциональных звеньев отдела. Пример разделения канбан доски на колонки.

Глобальные цели.
Задачи в очереди
Колонки с этапами работы над задачей.
Готовые задачи (или тест/проверка)
Срочные задачи

Во всех колонках, кроме глобальных целей и готовых задач, есть лимит на задачи, больше которого быть не должно. Зачастую полезно сделать дифференциацию задач по цветам на стикерах. И не забывать, что цели с большим приоритетом должны выполняться первыми.

Вывод: Мы получили эффективный метод отслеживания выполнения задач и достижения целей, упрощающий взаимодействие между рабочими группами.

Сервисы:

https://trello.com/

Якорь 5

Грамотный SWOT-анализ

Сильные стороны (S= Strengths)- такие внутренние характеристики компании, которые обеспечивают конкурентное преимущество на рынке или более выгодное положение в сравнении с конкурентами.

Слабые стороны (W=Weaknesses) или недостатки товара или услуги — такие внутренние характеристики компании, которые затрудняют рост бизнеса, мешают товару лидировать на рыке, являются неконкурентоспособными на рынке

Первым шагом в проведении SWOT анализа является определение сильных и слабых сторон товара или услуги. Для этого составьте сравнительный анализ внутренних ресурсов компании или товара с ключевыми конкурентами:

Те параметры, которые оказались лучше, чем у конкурентов — сильные стороны Вашего продукта.
Параметры, которые оказались хуже, чем у конкурентов — слабые стороны Вашего продукта

Якорь 6

Информация взята из источника https://habr.com/ru/post/64997/

Грамотный SWOT-анализ

Те параметры, которые оказались лучше, чем у конкурентов — сильные стороны Вашего продукта.
Параметры, которые оказались хуже, чем у конкурентов — слабые стороны Вашего продукта

Вторым шагом SWOT анализа является определение возможностей и угроз для роста бизнеса в будущем. Для этого проводится анализ внешних факторов окружающей среды, оценивается уровень влияния каждого фактора на продажи компании, вероятность возникновения.

Возможности компании (O=Opportunities) – факторы внешней среды, которые позволят компании увеличить объем продаж или нарастить прибыль.

Угрозы компании (T=Threats) – факторы внешней среды, которые могут снизить объем продаж или уровень прибыли компании в будущем.

Таблица SWOT анализа помогает структурировать всю полученную информацию. Таблица состоит из четырех квадрантов, в квадрантах последовательно перечисляются сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Все найденные факторы вносятся в ячейки таблицы в порядке важности (от самого важного к наименее важному). Важность фактора определяется по его вкладу в объем продаж и прибыль компании.

Информация взята из источника https://www.gd.ru/articles/8078-swot-analiz

Сервисы:

https://www.masterplans.ru/swot-analysis.html

Разработка миссии и стратегии развития организации

Стратегии развития, во-первых, должны охватывать все аспекты миссии компании, а во-вторых, не должны отклоняться от ее смысла.

Соблюдение первого условия необходимо для успешной реализации миссии компании, второго — для того, чтобы не отвлекать ресурсы и усилия компании на решение задач, не служащих выполнению миссии компании.

При разработке стратегий развития компании надо тщательно проверять их взаимосвязь с утвержденной миссией.

Поскольку стратегии развития в рамках компании носят глобальный характер и для их реализации необходимы усилия всех подразделений компании, необходимо транслировать их на стратегии отдельных подразделений, чтобы руководители и персонал каждого подразделения четко знали свои цели и задачи по выполнению общей стратегии компании.

Кроме того, разделение стратегии компании на стратегии подразделений гарантирует, что будут установлены корректные целевые показатели выполнения стратегии. Согласитесь, если в компании один на всех целевой показатель, который складывается в результате работы нескольких подразделений, по итогу невозможно понять, какое из них не выполнило свою часть работы и кто именно виноват в том, что не достигнут общий целевой показатель.

Информация взята из источника https://www.gd.ru/articles/9372-strategicheskoe-planirovanie-na-predpriyatii

Якорь 7

Наверх

Начальник аналитического отдела

Директор IT сферы

Генеральный директор фирмы